通常异地进行会议基本上委托当地机构代理，车辆调度触及到主办者与代理方的沟通，还触及到会议进行地的车源问题。
对于主办方，通常只提出用车请求及安排请求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数目、行走时间及线路等等。
因此，主办方应当提前告诉代理方相对准确的与会者到达时间、人数、此时间段内到达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采用的弥补措施及愿意为此承担的代价。
重要的会议、行业重要会议、公司或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，若是在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，若是在异地进行，那么车辆调度就需要好好研究。
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